No setor acadêmico, o um dos maiores desafios atualmente é atender as Normas do MEC impostas pela Portaria 315 e suas derivadas e o Decreto 9235/17.A Quantidade de documentos no Rol Documental da Tabela de Temporalidade é bastante razoável e identificar e catalogar os ativos documentais, sejam eles digitais ou físicos, se tornou uma tarefa árdua que sem soluções de transformações digitais adequadas e que atendam as legislação e o correto armazenamento e guarda em sistemas de forma rápida e organizada para garantir a integridade desses documentos processados e o acesso controlado aliado as necessidadas da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados.
A Transformação Digital avança rapidamente, e as instituições enfrentam o desafio de gerenciar, preservar e disponibilizar seu acervo de forma ágil, segura e acessível.
Nesse contexto, soluções de digitalização integradas com tecnologias como OCR, classificação automatizada de documentos e assinatura eletrônica estão ganhando espaço e otimizando a gestão do conhecimento acadêmico e acervo Acedêmico. Vamos explorar como essa abordagem pode beneficiar instituições e melhorar o acesso à informação, a guarda e a integridade dos documentos em formato digital ao longo dos anos que os Documentos devem permanecer em mãos da Instituição de Ensino da Mantenedora do Acervo.
- Digitalizar somente não é o suficiente
A digitalização de documentos físicos é o primeiro passo para modernizar acervos acadêmicos, mas ela sozinha pode acabar se tornando um risco alto, caso a digitalização não ocorra de uma forma adequada seguindo normas e padrões visando o futuro, acabamos de transformar uma verdadeira bagunça física numa digital, que acaba gerando stress aos colaboradores, mais tempo de trabalho para busca de documentos e risco de perda de documentos.
A solução deve ser pensada na integridade dos documentos em formato digital obedecendo os padrões e formatos que poderão ser lidos e processados ao longo de décadas e anos contando que instituições preservem seu patrimônio histórico, além de facilitar o acesso a documentos científicos, registros acadêmicos, teses e dissertações.
Para garantir a precisão e integridade dos arquivos digitais, é essencial o uso de tecnologias de reconhecimento ótico de caracteres (OCR), que convertem documentos digitalizados em arquivos de texto pesquisáveis. Com o OCR, documentos manuscritos, impressos e datilografados podem ser processados e transformados em conteúdo editável e indexável, facilitando a busca e consulta.
Além disso a Inteligência artificial nos dias atuais nos trazem ferramentas essenciais para classificar esses documentos conforme a Tabela de Temporalidade do MEC, para a correta classificação, guarda permanente ou eliminação desses documentos após o seu prazo
2. Classificação Automática de Documentos com Inteligência Artificial
Uma vez digitalizados, os documentos precisam ser organizados para facilitar a navegação e consulta. A classificação automatizada, com o auxílio de inteligência artificial, permite categorizar os documentos de acordo com parâmetros definidos, como data, autor, título ou tipo de conteúdo, os prazos de guarda e classificação da TTD – Tabela de Temporalidade do MEC.
Algoritmos de aprendizado de máquina são capazes de identificar padrões e categorizar documentos de forma precisa, economizando tempo e minimizando erros humanos. Além disso, esses algoritmos podem ser treinados para classificar novos tipos de documentos à medida que o acervo cresce, tornando o sistema adaptável às necessidades da instituição.
3. Assinatura Eletrônica: Segurança e Conformidade no Processamento de Documentos
Um dos requisito das portarias é a assinatura dos Documentos com certificados ICP-Brasil. Ela possibilita que documentos acadêmicos, como certificados de conclusão, contratos de Estágios e termos de confidencialidade, sejam assinados e autenticados digitalmente, com validade jurídica.
A integração da assinatura eletrônica em sistemas de gerenciamento de acervo digital também garante a segurança e conformidade com regulamentações de proteção de dados, como a LGPD no Brasil. Isso aumenta a credibilidade da instituição e oferece uma camada extra de segurança na preservação da integridade do acervo.
4. Benefícios da Solução Integrada da Contentwise para o Acervo Acadêmico Digital
Implementar um acervo digital com tecnologias de OCR, classificação automatizada e assinatura eletrônica proporciona diversos benefícios, tais como:
- Eficiência Operacional da Secretaria Geral e Setores de Diplomas e Estágios: Processos mais rápidos e precisos, reduzindo o tempo gasto na organização e consulta de documentos e assinatura de Documentos.Com a Tecnologia de AI e Assinatura Digital os contratos de estágios são assinados em menor tempo e evitando Evasão e os Diplomas podem ser validados e Gerados apenas com um clique após aprovação do setor de Diplomas.
- Segurança e Conformidade: Assegura que o acervo digital esteja em conformidade com as regulamentações do MEC e da LGPD para proteção de dados.Além disso da Integridade do Documento para utilização durante décadas, a fim d eevitar incompatibilidade com os leitores de arquivos do futuro.
- Preservação de Documentos: Reduz a necessidade de manuseio de documentos físicos, prolongando a vida útil do material original, além da economia de espaço e recursos humanos para realizar a movimentação de caixas e transportes desses materiais.
A digitalização de acervos acadêmicos com o uso de tecnologias de OCR, classificação de documentos e assinatura eletrônica que a ContentWise pode oferecer, representa uma mudança significativa na gestão do conhecimento acadêmico. Com essas ferramentas, as instituições garantem uma administração eficiente, segura e acessível, que atende às demandas modernas de preservação e compartilhamento de informações, além de realizar a guarda de documentos
Para as universidades, centros de pesquisa e Instituições de Ensino de qualquer tamanho, investir em soluções de transformação digitalagregadas a inteligência artificial não é apenas uma escolha estratégica, mas a escolha certa para melhorar a qualidade do trabalho dos setores que utilizam e organizam a base de conhecimento e conteúdo dessas instituições.
Fonte: https://www.gov.br/mec/pt-br/assuntos/noticias/2023/junho/instituicoes-precisam-digitalizar-parte-do-acervo-ate-agosto
